PEDOMAN PENGAWASAN

A. Pengertian pengawasan

Dalam kamus besar bahasa Indonesia disebutkan pengawasan berasal dari kata ‘awas’ yang berarti mengamati dan menjaga baik – baik. Maka secara harfiah pengawasan mempunyai arti segala sesuatu yang berkaitan dengan proses penjagaan dan pengarahan yang dilakukan secara sungguh – sungguh agar objek yang diawasi dapat berjalan semestinya.

Keputusan   Menteri Pendayagunaan Aparatur  Negara nomor 19 tahun 1996 menyebutkan pengawasan adalah seluruh proses kegiatan penilaian terhadap objek pengawasan dan atau kegiatan tertentu dengan tujuan untuk memastikan apakah pelaksanaan tugas dan fungsi dari objek pengawasan tersebut telah sesuai dengan yang ditetapkan.

B. Dasar Hukum Pengawasan :

1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2004 tentang Kekuasaan Kehakiman;
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1985 tentang Mahkamah Agung sebagaimana telah diubah dan ditambah dengan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004;
3. Undang-Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama sebagaimana telah diubah dan ditambah dengan Undang-Undang Nomor 3 tahun 2006 dan Undang-Undang Nomor 50 tahun 2009;
4. Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor . KMA/080/SK/VIII/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Di Lingkungan Lembaga Peradilan;

C. Jenis  Pengawasan

Berdasarkan lampiran I KMA/080/VIII/2006 ada beberaqpa jenis pengawasan adalah:

1. Pengawasan Internal adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat dan Rutin/Reguler.
2. Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan  represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-­undangan yang berlaku;
3. Pengawasan Rutin / Reguler adalah pengawasan yang dilaksanakan oleh Badan Pengawasan Mahkamah Agung, pengadilan tingkat banding, dan pengadilan tingkat pertama secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing;

D. Maksud, Tujuan, dan Fungsi Pengawasan

1. Maksud Pengawasan
   Pengawasan dilaksanakan dengan maksud untuk :

• Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan. Mencegah terjadinya penyimpangan, mal administrasi, dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.
• Menilai kinerja.
1. Tujuan Pengawasan
   Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Mahkamah Agung, dan atau pimpinan pengadilan untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pengadilan.
2. Fungsi Pengawasan
   Fungsi Pengawasan meliputi :

• Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
• Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi : kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya berperkara yang murah.

E.  Prinsip Pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan berpegang pada prinsip- prinsip :

1. Independensi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan semata-mata untuk kepentingan lembaga peradilan, tanpa ditumpangi oleh kepentingan-kepentingan lainnya;
2. Objektivitas, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan menggunakan kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yang antara lain adalah : hukum acara, peraturan perundang-undangan yang terkait, petunjuk-petunjuk Mahkamah Agung, kode etik dan Code of Conduct hakim;
3. Kompetensi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan oleh aparat/personil yang ditunjuk untuk itu dengan wewenang, pertanggungjawaban, dan uraian tugas yang jelas;
4. Formalistik, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan berdasarkan aturan dan mekanisme yang telah ditentukan;
5. Koordinasi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan sepengetahuan pihak-pihak terkait untuk mencegah terjadinya Over-Lapping;
6. Integrasi dan Sinkronisasi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait, untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam melakukan pengawasan
7. Efisien, Efektif dan Ekonomis dalam pengertian bahwa pengawasan harus dilakukan dengan waktu yang cepat, biaya yang ringan, dan dengan hasil yang bermanfaat secara maksimal.

F. Ruang Lingkup Pengawasan

Ruang lingkup pengawasan yang dilakukan oleh hakim pengawas bidang tingkat pertama adalah terhadap organesasi kepaniteraan dan kesekretariatan  terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi :

1. Manajemen Peradilan :
   • Program kerja.
   • Pelaksanaan/pencapaian target.
   • Pengawasan dan pembinaan.
   • Kendala dan hambatan.
   • Faktor-faktor yang mendukung.
   • Evaluasi kegiatan.
2. Administrasi Perkara :
   • Prosedur penerimaan perkara.
   • Prosedur penerimaan permohonan banding.
   • Prosedur penerimaan permohonan kasasi.
   • Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali.
   • Keuangan perkara.
   • Pemberkasan perkara dan kearsipan.
   • Pelaporan.
3. Administrasi persidangan dan pelaksanaan putusan :
   • Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim.
   • Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara.
   • Minutasi perkara.
   • Pelaksanaan putusan (eksekusi).
4. Administrasi Umum:
   • Kepegawaian.
   • Keuangan.
   • Inventaris.
   • Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran.
5. Kinerja pelayanan publik :
   • Pengelolaan manajemen.
   • Mekanisme pengawasan.
   • Kepemimpinan.
   • Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia.
   • Pemeliharaan/perawatan inventaris.
   • Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan.
   • Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara.
   • Tingkat pengaduan masyarakat.

G. Pelaksanaan Pengawasan

Pelaksanaan pengawasan, dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Pertemuan awal dengan objek pemeriksaan.
2. Mempelajari data-data dan melakukan prosedur pemeriksaan dengan analisa-analisa/tehnik-tehnik pemeriksaan.
3. Evaluasi pengendalian intern/sistem manajemen objek pemeriksaan.
4. Pengujian lapangan tentang validitas (keabsahan), keakuratan nilai/data dari kegiatan-kegiatan objek pemeriksaan.
5. Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.
6. Pembuatan Lembar Temuan dan Penandatanganan Kontrak Kinerja.
7. Seluruh temuan dituangkan pada lembar temuan.
8. Lembar temuan berisi kondisi, kriteria, akibat, sebab dan tanggapan objek pemeriksaan atas temuan.
9. Dalam hal adanya perbaikan-perbaikan yang memerlukan jangka waktu tertentu, maka pejabat obyek pengawasan diminta untuk menandatangani kontrak kinerja bahwa ia bersedia untuk melakukan perbaikan dalam waktu tertentu. Kontrak kinerja tersebut akan digunakan kemudian apabila diadakan kembali pengawasan rutin.

H. Pengawasan Keuangan

Pelaksanaan pengawasan keuangan ini meliputi :

1. Current Audit yaitu pemeriksaan atas pengelolaan APBN dan dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan yang merupakan bagian dari pengawasan reguler/rutin;
2. Post Audit yaitu pemeriksaan dan review atas laporan realisasi APBN dan neraca.

I. Pelaporan, Rekomendasi Dan Tindak Lanjutnya

1. Pelaporan
   Hasil pemeriksaan rutin/reguler, pemeriksaan keuangan, dan penanganan pengaduan harus dituangkan dalam bentuk laporan tertulis yang memuat uraian pendahuluan, berita acara pemeriksaan, kesimpulan atau pendapat, rekomendasi, dan lampiran-lampiran.
2. Rekomendasi
   Rekomendasi adalah merupakan usul atau saran dari pelaksana pengawasan berdasarkan kesimpulan atau pendapat dari hasil pemeriksaan.
   Rekomendasi ini dapat berupa :

• Pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemui;
• Penyempurnaan-penyempurnaan atas kekurangan-kekurangan yang ditemui;
• Perbaikan-perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui;
• Penjatuhan hukuman disiplin atau pengenaan tindakan terhadap aparat yang terbukti atau terindikasi melakukan pelanggaran atau penyimpangan.
2. Tindak Lanjut
   Tindak lanjut adalah pelaksanaan dari rekomendasi hasil pengawasan. Tindak lanjut ini dilaksanakan oleh pihak atau pejabat yang ditentukan didalam rekomendasi hasil pengawasan yaitu :

• Petugas / pejabat pengelola administrasi peradilan (misalnya untuk melakukan pembetulan, penyempurnaan, atau perbaikan dalam mengelola administrasi);
• Pimpinan, pejabat kepaniteraan, dan pejabat kesekrtariatan pengadilan tingkat banding dan pengadilan tingkat pertama yang berwenang.